Transporte disponible, gestión centralizada y control de cada viaje.
Un convenio con ALMINUTO permite a su empresa o institución disponer de un servicio de transporte para sus colaboradores, ejecutivos, clientes y otros usuarios autorizados, sin que estos deban contar con dinero al momento de realizar cada viaje.
El sistema está pensado para facilitar la operación diaria de su organización, con atención disponible las 24 horas del día, los 365 días del año, y un registro ordenado de los servicios solicitados y realizados.
Para ponerlo en marcha, establecemos un procedimiento de trabajo que permite definir las responsabilidades, habilitar a los usuarios y mantener el control administrativo de los viajes.
Un proceso claro para comenzar a utilizar el servicio y mantener su administración bajo control.
La organización entrega los antecedentes y documentos requeridos para evaluar y formalizar el convenio.
Posteriormente, se firma un contrato en el que quedan establecidas las condiciones del servicio y las responsabilidades de las partes, incluyendo la identificación de la persona encargada de los pagos y de quien será responsable de la gestión de los datos personales por parte de la organización, según corresponda.
Una vez formalizado el convenio, la empresa envía la lista de las personas autorizadas para utilizar el servicio.
A cada usuario se le asigna el perfil de uso que corresponda, de acuerdo con las condiciones definidas por la organización. Esto permite establecer quiénes pueden solicitar vehículos y bajo qué condiciones.
Con los usuarios habilitados, comienza la operación habitual del convenio. Las personas autorizadas pueden solicitar vehículos a través de los canales disponibles:
Los viajes se gestionan conforme a los perfiles, autorizaciones y condiciones acordados con la organización.
Al finalizar cada mes, se revisan los vales firmados y los antecedentes de los servicios realizados, con el propósito de verificar los viajes y consolidar los importes correspondientes.
Una vez completada la revisión, ALMINUTO envía una prefactura a la organización para que pueda examinar y validar los servicios y montos informados.
Si la organización acepta la prefactura, se procede a generar la orden de compra correspondiente, de acuerdo con su procedimiento administrativo.
De esta manera, el proceso de facturación se apoya en la revisión previa de los servicios realizados y en la validación de los antecedentes por parte del cliente.
Un convenio con ALMINUTO no busca solamente resolver las necesidades de transporte de una organización. También permite disponer de información para administrar y supervisar el uso del servicio.
El registro de las operaciones facilita el seguimiento de aspectos como:
Esta información contribuye a mantener la trazabilidad de los viajes, facilitar la revisión mensual y mejorar el control de los gastos asociados al transporte.
Una solución que combina continuidad operativa con administración centralizada.
Su organización cuenta con un servicio orientado a atender las necesidades de transporte durante las 24 horas del día, los 365 días del año, sujeto a las condiciones operativas del convenio.
Los usuarios habilitados pueden utilizar el servicio sin tener que pagar directamente cada traslado al momento de realizarlo. Los viajes se incorporan al proceso de revisión y cobro establecido en el convenio.
Cuéntenos qué necesita su organización. Revisaremos sus requerimientos para evaluar una propuesta de servicio acorde con sus necesidades.
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